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使馆认证应该如何办理?

  大使馆认证是指一国外交、领事机关在公证文书上证明公证机关或认证机关的最后一个签字和盖章属实。办理大使馆认证的目的是使一国出具的公证文书能为另一国有关当局所承认,不致怀疑文件上的签名或印章是否属实而影响文书的域外法律效力。

  首要职责是代表派遣国,促进两国的政治关系,其次是促进经济、文化、教育、科技等方面的关系,使馆同时具有领事职能。领事馆的重要职责则是促进两国关系和人民间的往来,其最主要的职责是领事工作,比如:维护本国公民和法人的合法权益,向本国公民颁发或延期护照、向外国公民颁发签证等。

  大使馆和领事馆所认证出的文件在该国家一样都能被承认,例如出口的商业文件,在北京大使馆、上海领事馆、香港领事馆都可以一样做认证的,不同的是北京是大使馆,其它地区只是领事馆。不过有些国家只在北京设有大使馆,在其它地区没有领事馆的,由于北京大使馆的权威,所以出口企业商业文件很多通过北京大使馆做认证加签。所以大家常见的词:使馆认证、领事认证、使馆加签,其实可以简单地理解为一个意思。

  (1)注意加盖正确的印章:需要认证的各种商业单据都应加盖各级出入境检验检疫局或各地贸促会的印章或办理相应的公证书或证明书。

  (2)注意办理使馆认证所需的时间: 不同的国家对办理使馆认证的时间有不同的规定。同时,由于各国使馆往往是我国的假期和本国的假期都休息,所以在申请办理使馆认证时要注意各使馆对认证时限的规定,尽可能提早办理,以便顺利通关结汇。

  (3)注意有些国家要求有些贸易单证的认证要同时办理:阿联酋、科威特、伊朗、约旦、叙利亚等国要求发票必须要与原产地证一起认证。除此之外,阿联酋、沙特、约旦等国还要求对出口到该国的肉类商品必须同时认证4种单证:发票、产地证、检验检疫证、屠宰证。

  阿联酋还要求肉鸡出口时需在检验检疫证上注明无病毒、无害、无流感。科威特还要求发票必须要与原产地证及白色产地证(白色产地证是使用阿拉伯文的一种产地证)一起认证等。

  (4)注意有些国家要求附加单据或文件:阿根廷要求由其他国家或地区转口至阿根廷的货物其原产地证办理认证时需同时认证两张发票。利比亚要求单独认证产地证时须附正本发票,且另收发票金额的0.83%的手续费,发票和产地证需4份复印件等。

  部分文件先经过中国国际商会和各地公证处的审核认证,商会和公证处审核商业资料上的印章或者签字,审核后并由国际商会和公证处出具证明书或者公证书,并且证明书上有公证员的签字及国际商会和公证处的印章。

  将带有国际商会或者公证处公证员签字的文件,送至外交部领事司,由领事司对商会和公证处的印章及签字进行认证,并且外交部领事司授权人在认证的文件上签字。

  注:如果文件不需要送至使馆认证的话,到此步骤就认证结束的话,称为外交部单认证,部分国家部分文件办理外交部单认证即可使用。

  文件由外交部领事司认证出后,送去各国大使馆或者领事馆认证,由各国使馆对外交部领事司的印章及签字的进行认证(到此为之称为使馆双认证)。